8 erreurs à éviter lors de l'onboarding de vos collaborateurs sur une application métier

L’onboarding des collaborateurs (ou processus d’intégration des nouveaux utilisateurs) sur une application métier est une étape cruciale pour assurer l’adoption et l’efficacité de l’outil au sein de l’entreprise. Une mauvaise intégration peut entraîner frustration, confusion et, finalement, un échec dans l’utilisation de l’application. 

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Alors pour mettre toutes les chances de votre côté, voici une liste non exhaustive des 8 principales erreurs à éviter pour garantir une transition réussie. 

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1. Absence de Formation Structurée

Une formation bien organisée est essentielle pour familiariser les utilisateurs avec l’application. Si les collaborateurs se sentent perdus face à un nouvel outil, ils risquent de l’abandonner rapidement, ce qui peut non seulement entraîner une baisse de productivité, mais aussi engendrer des coûts financiers importants liés à la sous-utilisation du logiciel, voire à la nécessité d’organiser des formations supplémentaires. Cela peut également impacter la motivation et l’engagement des équipes, compromettant ainsi l’atteinte des objectifs globaux de l’entreprise.

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Solution : Proposez des sessions de formation variées, incluant des ateliers pratiques, des vidéos explicatives, des guides d’utilisateur et des FAQ. Pensez également à des formations en petits groupes, qui permettent d’interagir plus facilement. Grâce à son widget intégré directement dans l’application métier, Weloop vous permet de rendre vos articles de FAQ accessibles facilement. Notre outil collaboratif incite l’entraide entre utilisateurs grâce aux fonctionnalités d’échanges sur les feedbacks remontés.

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2. Ignorer les retours d’expérience

Les retours des utilisateurs sont une mine d’informations pour améliorer le processus d’onboarding. Ignorer leurs préoccupations peut conduire à une application mal adaptée aux besoins de l’équipe.

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Solutions : Donner la possibilité à vos utilisateurs, de remonter simplement et rapidement leur retour afin de les intégrer davantage dans l’évolution de leur application.
C’est l’essence même de Weloop que de donner la parole aux utilisateurs pour permettre à l’équipe support d’axer ses efforts sur les besoins réels. 

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3. Surcharge d’informations

Présenter trop d’informations d’un coup peut créer une confusion et une réticence à utiliser l’outil. Les utilisateurs peuvent se sentir submergés et perdre de vue les fonctionnalités clés.
Idem lorsque les informations sont transmises via différents canaux : groupe Teams, emails, téléphone, moulte réunion … 

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Solutions : Cibler les informations à communiquer. Introduisez les fonctionnalités essentielles en premier lieu, puis progressez vers des aspects plus avancés. L’utilisation d’un système d’apprentissage progressif peut être très efficace. Weloop offre la possibilité de communiquer depuis l’application métier, auprès de l’ensemble des utilisateurs ou par groupes utilisateurs : un excellent moyen de transmettre la bonne information, à la bonne cible et au bon moment :) 

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4. Manque de support post-onboarding

Une fois l’onboarding terminé, certains utilisateurs peuvent encore avoir des questions ou des problèmes. Ne pas offrir de support peut engendrer des frustrations et ralentir l’adoption.

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Solutions: Créez une ligne de support dédiée ou un forum où les utilisateurs peuvent poser des questions. Organisez également des sessions de suivi pour répondre aux préoccupations et partager des astuces. Parmi les multiples fonctionnalités de Weloop, la création de feedback directement depuis l’application métier, offre un atout considérable à l’utilisateur pour faire entendre sa voix. Plus besoin de quitter son application, ou encore de remplir des formulaires techniques complexes, Weloop devient le partenaire de route de tous les utilisateurs. La consultation de la FAQ apporte également du support pour une recherche autonome.

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5. Négliger la personnalisation

Chaque utilisateur a des besoins et un niveau d’expérience différent. Une approche unique pour tous peut être inefficace et frustrante.

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Solutions: Adaptez le contenu de l’onboarding en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs. En effet, les rôles et responsabilités sont différents entre les gestionnaires de l’application et les opérateurs. Weloop, donne la possibilité de répartir les tâches par métier mais aussi de segmenter les actions par groupes utilisateurs. Vous pourrez par exemple créer une FAQ spécifique par métier ou population d’utilisateurs, segmenter l’envoi de vos enquêtes NPS et questionnaires de satisfaction etc..

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6. Oublier l’intégration dans le workflow

Les utilisateurs doivent comprendre comment l’application s’intègre dans leur quotidien. Si elle est perçue comme un outil supplémentaire, son adoption sera difficile.

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Solutions : Montrez des exemples concrets de l’application en action dans le cadre de leurs tâches quotidiennes. Expliquez comment elle peut améliorer leur productivité et simplifier leur travail. Au-delà de l’outil, Weloop c’est également un accompagnement sur-mesure pour répondre à vos besoins et coller à l’étape de votre application (ex: recettage avec une cible de beta testeurs, en production auprès des utilisateurs finaux …).  Un(e)Customer Success Manager, vous accompagne pour  former votre équipe à l’utilisation de Weloop, définir  les objectifs, mettre en place un plan d’actions, vous aider à animer la communication… 

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7. Absence de Suivi

Il est important de savoir comment les utilisateurs interagissent avec l’application après l’onboarding. Sans suivi, il peut être difficile d’identifier les zones de blocage.

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Solutions: Utilisez des outils d’analyse pour suivre l’utilisation de l’application. Organisez des bilans réguliers pour discuter des progrès, des défis et des réussites avec les utilisateurs. 

Depuis le back office de Weloop, vous pouvez ainsi suivre les tendances d’utilisation de votre application (via l’outil analytics) et de l’utilisation de Weloop (via l’outil statistiques). Un suivi régulier avec un rapport trimestriel d’usage vous est proposé dans le cadre d’un accompagnement avec un(e) de nos Customer Success. 

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8. Imposer l’Utilisation

Forcer les collaborateurs à utiliser une application sans tenir compte de leurs préférences peut entraîner de la résistance et un manque d’adhésion.

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Solutions: Encouragez une approche participative. Expliquez les avantages de l’outil et montrez comment il peut répondre à leurs besoins. Impliquez-les dans le processus de décision lorsque cela est possible. Weloop c’est l’outil collaboratif de votre application métier. Car nous sommes convaincus que chaque utilisateur est un co-créateur de son application, ils pourront prendre connaissance des feedbacks des uns et des autres, se répondre et s’entraider. Notre volonté première est de mettre l’utilisateur au cœur de la stratégie , en développant un outil qui réponde à ses besoins, facilite son utilisation, et maximise sa satisfaction.

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Conclusion

Un onboarding réussi est essentiel pour maximiser l’adoption et l’efficacité d’une application métier. En évitant ces erreurs courantes, vous pouvez créer une expérience d’intégration positive qui motive les utilisateurs à s’engager pleinement avec l’outil. En fin de compte, un bon onboarding non seulement facilite la transition, mais contribue également à une culture d’entreprise axée sur l’apprentissage et l’innovation.

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Chez Weloop, nous avons cette culture utilisateur, pour non seulement en faire un acteur essentiel de votre application métier grâce à notre widget, mais un vrai levier de performance et de croissance. On vous montre ? Planifier votre démo dès maintenant.

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